Tenho certeza que você já foi solicitado a utilizar ou teve que realizar uma assinatura eletrônica. O próprio Governo Federal já possui sua plataforma oficial de assinatura através do Gov.Br.
Esse tipo de tecnologia ainda gera muitas dúvidas entre seus usuários, que buscam entender se ela possui realmente validade jurídica e segurança, já são muito utilizadas para formalizar documentos, operações financeiras, tributárias, etc.
O que se sabe é que essa tecnologia chegou para ficar, sendo uma espécie de solução para agilizar os processos e trazer maior veracidade aos documentos digitais. Confira tudo sobre esse assunto logo abaixo e veja como funciona essa ferramenta.
O que é uma assinatura eletrônica?
Assim como você utiliza códigos de segurança, biometria, leitor facial e outras funções para validar um acesso, a assinatura eletrônica é o meio de validar um documento, tornando-o seguro e autenticando que um documento é verdadeiro.
Esse tipo de assinatura se popularizou durante a pandemia, onde se cresceu a necessidade de assinar documento à distância. No entanto, a assinatura eletrônica foi lançada no Brasil desde 2001, através da Medida Provisória 2200-2.
Com a sua grande procura, o Governo Federal instituiu a Medida Provisória 983 em 2020, para estabelecer algumas regras e procedimentos para a assinatura eletrônica, assim como classificar os tipos existentes (simples, avançada e qualificada).
De forma geral, essa assinatura poder ser utilizada para:
- Validar documentos digitalmente;
- Acessar dados;
- Contratar serviços;
- Realizar operações bancárias de grande valor;
- Assinar notificações jurídicas;
- Abrir uma empresa.
Como funciona esse tipo de assinatura
Para entender a tecnologia envolvida na assinatura eletrônica precisamos falar de dois conceitos básicos que são os principais requisitos para a sua validação jurídica. Estamos falando da autenticidade e da integridade.
Autenticidade
A autenticidade tem como principal objetivo validar através da tecnologia que uma pessoa é quem diz ser, e que é ela quem está de fato utilizando a ferramenta. Essa etapa é primordial para o funcionamento da assinatura eletrônica e é uma das mais desafiadoras.
O padrão mais utilizado pelas plataformas para realizar a autenticação básica, é o uso do e-mail pessoal de quem assina. Assim, ao cadastrar o e-mail na plataforma, será enviado um link único para esse endereço no momento de realizar a assinatura.
Outra forma muito utilizada é a confirmação de dados pessoais, como a necessidade de informar a data e nascimento, nome da mãe, nome completo, CPF, etc., no momento de se realizar uma assinatura eletrônica.
Algumas plataformas utilizam também a autenticação das características faciais para o cadastro e momento de assinatura.
Por fim, uma forma recente e tecnológica para a autenticação é o uso do IP do computador para assinar, trazendo ainda mais segurança e diminuição de fraudes.
Integridade
A integridade é outro ponto extremamente importante. Essa palavra no meio tecnológico significa que os documentos assinados não podem ser modificados durante sua assinatura ou posterior a ela.
A tecnologia mais utilizada para isso é a HASH 512, no qual funciona assim: cada documento no computador possui um código de identificação (chamado de hash). Esse código é uma espécie de tatuagem digital, que garante que nenhum outro documento possua o mesmo código.
Dessa forma, as plataformas que realizam assinatura eletrônica conseguem garantir a integridade do documento, tendo certeza que nenhum dado foi alterado de forma ilegal pelas partes assinadas. Caso haja qualquer modificação, seu número de hash também irá modificar, invalidando a assinatura do documento.
Benefícios em utilizar a assinatura eletrônica
Como falamos anteriormente, a assinatura eletrônica chegou para ficar, e junto com ela diversos benefícios são atribuídos a quem utiliza essa ferramenta. Confira alguns deles:
Redução de custos
O primeiro ponto é que a assinatura eletrônica reduz consideravelmente os gastos de uma empresa com a necessidade de imprimir os documentos.
Dessa forma, tudo ocorre digitalmente, desde a redação do texto, até o envio e momento de assinatura. A empresa também armazena esse documento assinado em seu sistema, sem precisar imprimir, representando um menor gasto com eletricidade, papel, tinta e mão de obra.
Diminui o impacto ambiental
Como se reduz a quantidade de impressões, também se reduzirá consideravelmente o impacto que o gasto de papel causa ao meio ambiente. Para se ter noção, um brasileiro consome a cada 2 anos a quantidade de papel A4 equivalente a uma árvore!
Procedimentos mais rápidos
Todos os procedimentos de sua empresa ocorrerão muito mais rapidamente. Tradicionalmente a empresa necessita enviar um documento ou convidar um cliente até sua empresa para que ele possa assinar. Após isso ainda é necessário armazenar ou digitalizar o documento para ser armazenado em um computador.
Todo esse processo demanda tempo, e a assinatura eletrônica faz isso rapidamente, em poucos minutos.
Melhor gestão de informações
Com todos os seus procedimentos e assinatura ocorrendo de forma eletrônica, você vai poder centralizar as informações em um único lugar, podendo catalogar, organizar e buscar sempre que for necessário. A dica para a gestão de dados é utilizar o sistema de nuvem para manter um backup de tudo que foi assinado.
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07/11/2022 Autor: DevSkin