Em um departamento de TI, fazer uma boa gestão de projetos é algo imprescindível para obter melhores resultados e maiores rendimentos. Entenda como fazer isso.
Muitos gestores têm encontrado dificuldades quando o assunto é gestão de projetos, já que precisam atentar-se aos prazos, que geralmente são curtos, bem como, entregar um trabalho de qualidade e sem falhas.
Fato é que não se trata apenas de um projeto, mas sim, de diversas demandas que surgem ao mesmo tempo, podendo variar entre 4 e 12 meses, com altos investimentos, que podem passar de 1 milhão de reais. Ou seja, uma grande responsabilidade.
Além disso, é comum que o gestor conte com uma equipe bem enxuta, mas que deve ser dinâmica e ágil. Mas como garantir que tudo saia conforme o planejado?
No post de hoje, você vai entender como fazer uma boa gestão de projetos para que um projeto atrasado seja entregue dentro do prazo.
No que consiste uma boa gestão de projetos?
Além de projetos entregues dentro do prazo, uma boa gestão conta com um ambiente de trabalho agradável, uma equipe que tenha uma boa comunicação interna, otimização de processos e colaboradores que tenham iniciativa.
Tudo isso, aliado à confiança que a equipe deve estabelecer entre si de modo que consigam garantir a segurança de todos os processos, sem falhas.
Além disso, dentro da gestão de projetos, o gestor desenvolve ações específicas, que garantirão bons resultados a curto, médio e longo prazo. São elas:
Organização do projeto em si
Organização é a palavra de ordem ao começar um projeto. É preciso que a equipe esteja alinhada e que cada um saiba exatamente o que fazer a cada dia.
Para isso, é importante contar com softwares que garantam essa organização. Por incrível que pareça, apesar de uma equipe de TI trabalhar diretamente com elementos tecnológicos, muitas vezes não consegue utilizar estes recursos a seu favor.
Vale lembrar que no mercado existem diversas plataformas que podem ajudar a gerir não só um, mas vários projetos ao mesmo tempo. Basta que o gestor saiba qual ferramenta é mais adequada à sua equipe e ao contexto do projeto.
Analisar os riscos
Esta é uma etapa muito importante do projeto que consiste em analisar os riscos e ameaças que podem prejudicar o projeto.
Em se tratando de projetos de TI, este é um elemento imprescindível já que frequentemente se lida com informações pessoais e sensíveis do cliente. Caso haja um vazamento de tais informações, a empresa poderá enfrentar sérios prejuízos. Por isso, é importante definir um plano de ação para evitar esse cenário.
Adotar uma metodologia
Todo projeto de TI deve ser pautado em uma metodologia que deve ser escolhida de acordo com os recursos disponíveis, bem como a capacidade da equipe e orçamento. Algumas das metodologias mais comuns dentro dos projetos de TI são Scrum e Kanban.
Entendimento sobre a capacidade de execução da equipe
Uma equipe sobrecarregada não conseguirá trabalhar bem, muito pelo contrário, as chances de que os processos e as tarefas não sejam desenvolvidas adequadamente é ainda maior.
Por isso, é importante entender o tempo médio dos processos, respeitando a capacidade de execução da equipe.
Atribuições razoáveis
Do mesmo modo que não se deve sobrecarregar a equipe como um todo, sobrecarregar alguns integrantes dela também não é uma boa ideia.
É fato que, atualmente, exige-se que os colaboradores sejam mais dinâmicos e que consigam exercer mais de uma atribuição. Porém, isso precisa ser razoável de modo que cada colaborador consiga desenvolver suas ações de maneira concentrada, mesmo que de forma mais rápida.
Monitorar resultados
É sempre importante acompanhar cada detalhe do projeto, entendendo como está a sua evolução. Este monitoramento deve ser feito através de métricas, com a ajuda de ferramentas que facilitam essa ação, como o Big Data, que consegue acompanhar os Indicadores de Performance.
Criação meios efetivos de comunicação
Nem sempre uma equipe estará fisicamente junta em todos os momentos de trabalho, mas isso não quer dizer que a comunicação deva ser prejudicada.
O ideal é encontrar meios de comunicação ágeis. O WhatsApp é um deles. Porém, se você deseja algo mais formal, existem outras plataformas de comunicação excelentes, que permitirão envio de arquivos, vídeos e conversas instantâneas, como o Slack.
O importante, é garantir que a equipe consiga ter contato direto e rápido entre si, bem como com o gestor. Ou seja, o gestor também precisa estar acessível para a equipe sempre que ela precisar.
Estabelecimento de tempos de reuniões mais curtos
Se uma reunião pode ser resumida em um e-mail, o gestor não pode hesitar em fazer isso. Mas, caso ela realmente precise ser realizada, é importante que ela não passe de, no máximo, 40 minutos.
Para isso, é importante definir a pauta, tratando dos assuntos mais importantes primeiro e deixando os menos importantes para o fim.
O ideal é que essa pauta seja enviada previamente aos integrantes da equipe, para que possam trazer suas dúvidas, respostas e acréscimos ao processo.
É importante lembrar que, para cumprir os prazos, é preciso oferecer meios para que os colaboradores acelerem o processo, e este é um deles.
Realização da alocação de recursos suficientes e sustentáveis
Por fim, um gestor precisa entender que para que o trabalho aconteça, é preciso que os colaboradores tenham ferramentas suficientes para a sua execução.
Apenas oferecendo condições favoráveis de serviço e deixando os processos claros e as prioridades acertadas é que se torna possível cobrar o rendimento da equipe.
Portanto, uma gestão de projetos deve ser pensada nos mínimos detalhes, pois cada ação, positiva ou negativa, afetará o projeto.
03/12/2021 Autor: Devskin