Quer entender como esse departamento pode auxiliar a gestão do seu negócio?
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O que é Project Management Office?
É a equipe responsável por manter e padronizar os processos relacionados à gestão dos projetos da sua empresa. Dessa forma, o seu papel é criar e aplicar uma série de metodologias que possibilitem o gerenciamento pleno dos seus projetos, auxiliando os gerentes responsáveis por esta tarefa.
Dentro de uma empresa, o PMO pode adquirir 3 características distintas. São elas, o PMO corporativo, PMO operacional e PMO departamental. Cada um deles possui aspectos e aplicações distintos, que deverão ser escolhidos de acordo com a necessidade de sua empresa.
O PMO Corporativo é aquele que está responsável por abranger todos os projetos da empresa, atuando de forma a manter o seu padrão de qualidade e desenvolvimento.
Já o PMO Departamental atua de forma segregada, de maneira a auxiliar um departamento específico, em determinado segmento ou portfólio de projetos, auxiliando-os na entrega de resultados.
Por fim, mas não menos importante, temos o PMO Operacional. Este consiste em um departamento desenvolvido para a gestão e manutenção de um projeto ou programa específico. Dessa forma, é comum que ao final do projeto este escritório seja descontinuado, já que o seu propósito na empresa já foi cumprido.
Qual a diferença entre um PMO e um gerente de projetos?
É muito comum que as pessoas unifiquem os papéis de um PMO e de um gerente de projetos. E, apesar de não ser impossível que uma única pessoa esteja encarregada de ambas as responsabilidades, é importante ressaltar que esta situação não é uma regra.
Na verdade, um gerente de projetos e um PMO possuem tarefas distintas, que devem ser detalhadas para um melhor andamento do projeto.
Responsabilidades do Gerente de Projetos:
- Controlar os recursos e controle de gastos do projeto na sua estrutura organizacional;
- Emitir relatórios e informar as partes envolvidas sobre o andamento do projeto;
- Coordenar os membros de sua equipe para que os objetivos específicos do projeto sejam alcançados;
- Garantir que as etapas do projeto sejam realizadas dentro do período estabelecido;
Responsabilidades do PMO:
- Garantir que a estratégia da organização se mantenha no projeto;
- Fornecer suporte metodológico, bem como os equipamentos necessários para a equipe responsável pelos projetos;
- Otimizar os recursos compartilhados, distribuindo-os entre todos os projetos em curso na organização;
- Disponibilizar informações sobre os projetos em seu controle;
- Garantir que o projeto esteja de acordo com os requisitos legais da organização e do estado em que se encontra;
Qual a importância de um PMO na sua empresa?
Ao construir um departamento de PMO você possibilitará a gestão de projetos de maneira mais independente e segura. Eles serão os responsáveis por gerenciar os custos, garantindo a manutenção do projeto e evitando o desperdício de recursos.
Por tratar-se de uma equipe especializada, você estará garantindo que estes projetos passem por um processo de verificação legal, visto que é de função do PMO garantir que todos os documentos, autorizações e requerimentos legais estejam de acordo com o produto ou serviço desenvolvido.
Além disso, será possível padronizar a qualidade de serviços e/ou produtos que você deve desenvolver na sua empresa, através do desenvolvimento de metodologias e técnicas que é preciso aplicar de acordo com o perfil da sua organização.
Como implantar um Project Management Office na minha empresa?
Primeiro, você deve realizar uma avaliação estrutural da sua empresa. A implantação de um novo departamento é algo que mexe com toda a estrutura de um ambiente de trabalho. Expectativas, teorias e hipóteses serão feitas pelos membros da sua equipe. Dessa forma, cabe a você garantir que esta implementação seja feita da melhor forma possível.
O segundo ponto é entender o nível de necessidade da sua empresa. Como você já pôde perceber, é possível implementar um PMO em diversas instâncias diferentes. Logo, você deve assegurar que a implementação de um novo departamento ocorra de maneira a somar, evitando o desperdício de recursos e pessoas. Por isso, é importante que você defina qual o objetivo do PMO na sua empresa.
Em adição, vale ressaltar que um dos principais aspectos para a implantação de uma nova equipe deve ser o alinhamento e a transparência com a equipe de projetos já existente. Você pode realizar o remanejo de alguns funcionários, assim como pode também contratar pessoas totalmente diferentes para compor esta equipe, isso deve se definir de acordo com as suas necessidades e o tipo de PMO aplicado.
Esperamos que este conteúdo tenha auxiliado a entender um pouco mais sobre o Project Management Office e qual a importância desta equipe na sua empresa. Caso você queira conhecer um pouco mais sobre assuntos como este, navegue pelo nosso site! Venha com a gente e descubra o universo de conteúdos que preparamos especialmente para você!
